Aventurez-vous dans l’organisation d’un WordCamp !

Crédits photo originale CC BY Christophe Perrin.

Salut à toutes et tous !

Cela fait un peu moins de 5 mois que s’est terminé le WordCamp Paris 2019. Tout comme son édition 2018, j’ai eu l’honneur de coordonner cette rencontre annuelle de la communauté WordPress parisienne. J’ai donc, ces deux dernières années effectué un « doublé » et comme je l’avais indiqué aux membres de l’équipe d’organisation en démarrant la préparation du deuxième : il n’y aura pas de troisième fois de suite (voir le NB de cet article).

En complément de l’article de bilan officiel de ce onzième WordCamp et pour boucler ces deux années riches et intenses, je vous propose de découvrir des conseils et les éléments qui me paraissent importants à connaître lorsqu’on se lance dans l’aventure de l’organisation d’un WordCamp.

WordCamp ?

Il s’agit d’une marque qui désigne la rencontre officielle annuelle de la communauté WordPress locale. Le terme « locale » correspond géographiquement à la ville. Voici ci-dessous une traduction enrichie de précisions personnelles de la page « About » du site central des WordCamps :

Les WordCamps sont des conférences informelles organisées localement qui traitent de WordPress, le logiciel de publication sur Internet gratuit, dont le code source est ouvert et qui motorise plus de 75 millions de sites sur le Web.

Le contenu des WordCamps peut être différent en fonction des communautés locales qui les organisent, mais en général, les WordCamps proposent des conférences sur l’utilisation plus efficace de WordPress, sur le développement d’extensions et de thèmes, sur des techniques avancées, sur la sécurité, etc. Pour avoir une meilleure idée des interventions auxquelles vous pouvez assister lors de ces rencontres, vous pouvez consulter la chaîne « WordCamp » sur WordPress.tv.

Les participant·e·s aux WordCamps ont des profils très variés, vous y croiserez des blogueur·euse·s débutant·e·s, des développeur·euse·s, des graphistes ou encore des consultant·e·s professionnel·le·s de WordPress. En complément des conférences programmées vous pourrez participer à d’autres formats d’activité comme les anti-conférences (« barcamp ») ou les journées de contribution à WordPress (« contributor day »). Pour plus d’informations sur les points communs des WordCamps, lisez ce à quoi vous pouvez vous attendre lors d’une telle rencontre.

Le premier WordCamp a été organisé à San Francisco par Matt Mullenweg (co-fondateur de WordPress) en 2006 et depuis lors, des communautés locales du monde entier en ont organisé des centaines d’autres.

CC BY Jérôme Renault

L’organisme chargé d’encadrer de manière centrale ces événements locaux s’appelle le support communautaire de WordPress (WordPress Community Support – WPCS) : il s’agit d’une filiale de la fondation WordPress.

L’équipe communautaire officielle des députés de WordPress est chargée de veiller au bon respect des valeurs du projet open source, des libertés garanties par sa licence GPL, d’animer et de favoriser le développement des communautés locales en validant notamment les candidatures à la mise en place de groupes de rencontres locales et à l’organisation des WordCamps. Les députés communautaires accompagnent également la mise en œuvre concrète des WordCamps grâce à un dispositif de mentorat et à la maintenance d’une documentation dédiée.

Sur un plan plus personnel, j’ai rejoint cette équipe communautaire le 5 juillet 2019.

Quelques préalables avant de penser à soumettre votre candidature à l’organisation d’un WordCamp.

Le premier travail personnel à faire consiste à analyser ce qui vous pousse à vouloir organiser une rencontre communautaire WordPress officielle.

D’abord, si vous pensez que c’est une bonne manière de vous mettre en avant ou de satisfaire un intérêt personnel, alors oubliez tout de suite : lorsque vous êtes organisateur ou organisatrice d’un WordCamp, il faut précisément mettre ses besoins personnels aux oubliettes et chercher à satisfaire les membres de sa communauté locale.

Pour être certaine et certain que vous vous épanouirez dans votre aventure : vous devez éprouver un irrésistible besoin de contribuer et de faire contribuer à WordPress. Votre rencontre annuelle participera en effet à faire connaître le projet open source plus largement dans votre ville et sa périphérie et doit motiver les membres de votre communauté à poursuivre leurs apports tout en donnant envie à de nouvelles personnes de rejoindre notre communauté WordPress.

Il est donc essentiel d’adhérer inconditionnellement aux valeurs du projet open source WordPress et de sentir qu’il est important de les partager avec celles et ceux que vous encadrerez ou accueillerez.

En tant qu’organisateur ou organisatrice principal·e de la rencontre communautaire vous en êtes le·la premier·ère représentant·e de WordPress :

  • vous devrez veiller au respect des marques WordPress et WordCamp,
  • vous aurez à vous porter garant·e du respect de la licence GPL du logiciel WordPress par toutes les parties prenantes et participantes,
  • vous serez tenu·e d’installer une atmosphère d’ouverture, de tolérance et de bienveillance,
  • vous serez celui ou celle qui par ailleurs doit arbitrer et donc forcément décevoir.

Vous serez le contact privilégié de l’équipe communautaire de WordPress et celui ou celle qui établit le budget prévisionnel de la rencontre et s’engage à le respecter de manière optimale.

Cette équipe communautaire attend de vous une certaine exemplarité dans la gestion des finances de votre événement ainsi que dans le management de votre équipe d’organisation locale. Gardez à l’esprit qu’en tant que représentant·e de WordPress vous engagez son image.

CC BY Rachel Peter

Il vous faudra faire preuve de patience, de compréhension et vous aurez tout intérêt à favoriser et valoriser la contribution des membres de votre équipe d’organisation en veillant à vous méfier de la critique dans vos discussions : soyez en position de brainstorming permanent. La contribution à l’organisation est une démarche bénévole, les organisateur·rice·s doivent avoir envie d’y participer plutôt que d’être poussé·e·s à le faire.

Ce n’est vraiment pas évident à gérer : plus votre événement a une dimension importante, plus vous serez tenté·e de presser vos troupes. Je pense, par exemple avoir beaucoup moins bien géré cette dimension en 2019 qu’en 2018 😬.

Au sujet de la“dimension” de votre WordCamp ?

En tant qu’organisateur·rice principal·e du WordCamp, ce sera une question que vous serez amené·e à vous poser. En 2018, nous avons organisé un événement qui mettait le communautaire au premier plan pour le 10e anniversaire du WordCamp de Paris, il s’est déroulé sur une seule journée et a regroupé un peu moins de 300 personnes.

En 2019, nous avons organisé un WordCamp 3 fois plus grand (pouvant accueillir jusqu’à 900 personnes sur 3 jours). Plus votre événement sera important, plus il faudra intensifier la communication pour faire connaître votre événement au delà de votre groupe local de rencontres (je parle du « groupe meetup » dans le prochain chapitre).

Personnellement, même si j’ai adoré la journée de contribution à WordPress du deuxième, j’ai préféré vivre la préparation (moins stressante) et la concrétisation du WordCamp Paris 2018.

Quoiqu’il arrive, rien ne vous oblige à faire du « grandiose » et nous ne sommes pas des professionnel·le·s de l’organisation d’événements. Je vous conseille sur ce sujet d’écouter les aspirations de votre « groupe meetup » et d’évaluer votre capacité à gérer la pression que vous vous mettrez tout·e seul·e : le plus important c’est de se retrouver autour de WordPress et de s’amuser.

Entretenez la proximité avec votre « groupe meetup » local.

every WordCamp is the annual “big event” of a local WordPress meetup group

WordCamp Central

Chaque WordCamp est la célébration annuelle de WordPress par la communauté locale qui se réunit plus régulièrement lors de rencontres mensuelles : les meetups.

Si toutefois vous n’aviez jamais participé à l’un de ces rendez-vous : je vous recommande vivement de le faire avant de proposer votre candidature à l’organisation d’un WordCamp pour la ville en question. Ensuite, je vous conseille de confier les positions les plus importantes de votre équipe d’organisation à des membres de ce groupe meetup. La préparation d’un WordCamp est longue et nécessite une implication et une concentration importante que vous serez certain·e·s de retrouver dans celles et ceux qui forment votre communauté locale.

Pour préciser le terme « concentration » : j’ai beaucoup moins contribué à BuddyPress entre mi 2017 et mi 2019 pour me concentrer sur l’organisation des deux derniers WordCamps parisiens. 

Les membres de votre « groupe meetup » :

  • c’est la cible prioritaire de votre WordCamp : c’est d’abord pour elles et eux que la rencontre annuelle existe,
  • ce sont des candidat·e·s potentiel·le·s aux appels à organisateur·rice·s, orateur·rice·s et volontaires,
  • ce sont des relais importants pour véhiculer vos appels à contributions (sponsors, orateur·rice·s et volontaires),
  • ce sont vos meilleur·e·s supporteur·rice·s !

À l’occasion de l’édition 2019, nous avons énormément communiqué auprès de notre groupe meetup WordPress en envoyant onze newsletters sur sa liste de diffusion (exemple) et en réservant quelques minutes de chacun de nos rencontres mensuelles pour aborder l’actualité de la préparation du WordCamp. Nous avons également organisé six ateliers en présentiel pour préparer la première journée de l’histoire de notre rencontre annuelle dédiée à la contribution à WordPress.

Crédits Photo Thierry Pigot

L’existence d’un groupe meetup dédié à WordPress est une condition requise pour pouvoir organiser un WordCamp. J’ajoute que si vous n’êtes pas à l’aise en anglais, je vous recommande de veiller à ce que l’un·e des membres de votre équipe le soit : vous échangerez régulièrement avec l’équipe communautaire de WordPress qui a ses volontaires répartis aux quatre coins du monde et qui utilise la langue de Shakespeare comme language commun.

Utilisez et profitez des ressources d’aide à l’organisation d’un WordCamp.

L’organisation d’un événement communautaire est un challenge très risqué. Cette prise de risque et les impacts des possibles échecs sur notre situation personnelle peuvent être d’énormes freins voire nous décourager complètement à mener notre projet à son terme.

Heureusement l’équipe communautaire de WordPress a développé, au fil des années, un programme d’assistance à l’organisation des WordCamps qui couvrent la quasi-totalité des risques. Autrement dit, vous pourrez dormir sur vos deux oreilles car vous pourrez toujours compter sur le support communautaire de WordPress en cas de difficulté.

Votre site Internet au sein du réseau multisite des WordCamps

Lorsque votre candidature sera acceptée, vous obtiendrez la création d’un site Internet pour votre WordCamp. Ce site tournera sur WordPress (bien entendu!) et sera équipé de nombreuses extensions pour vous aider à gérer votre événement, et en particulier de tout le nécessaire pour gérer les flux d’argent :

  • une billetterie raccordée à des dispositifs de paiement en ligne (PayPal et Stripe),
  • un outil d’élaboration et de maintien du budget de votre WordCamp,
  • un outil pour déclencher la facturation des sponsors par WordPress Community Support,
  • un outil pour déclencher le paiement par WordPress Community Support de vos fournisseurs.

Vous n’avez donc pas besoin de créer une structure juridique ni de mettre en place des moyens financiers : tout est pris en charge par le support communautaire. Quel soulagement dés qu’on retire l’argent de l’équation 😅 !

Rappelons au passage que l’organisation d’un WordCamp est une démarche bénévole et que notre objectif est un profit communautaire plutôt que financier. Il est important d’équilibrer son budget, les excédents éventuels (comme je peux en témoigner pour les WordCamps 2018 et 2019 de Paris) seront réinvestis par le support communautaire de WordPress pour aider d’autres communautés locales à organiser leurs événements.

Le site Internet de votre WordCamp, c’est aussi une preuve de l’existence concrète de votre événement : pensez à très vite créer de premières pages de présentation et un formulaire de contact. Pour aider les membres de votre équipe d’organisation, il me semble important de prévoir une page détaillant le rôle de chacune et de chacun. En effet, mettons nous à la place des fournisseurs qui seront contactés par l’équipe et qui seront rassurés de constater le sérieux des approches grâce au site et à cette page en particulier.

Ce site, c’est enfin un formidable outil de communication pour informer sur votre événement, sur ses équipes d’organisation comme on vient de le voir mais aussi sur celles des orateurs, des volontaires, des sponsors et des participant·e·s, sur son programme et bien entendu sur la communauté locale qu’il représente.

Je vous recommande de beaucoup communiquer sur votre site et d’utiliser les media sociaux pour attirer l’audience vers vos contenus (et votre page « billetterie » 😉).

Le manuel de l’organisateur·rice

La documentation élaborée par l’équipe communautaire de WordPress est très complète. Vous y trouverez tout ce dont vous avez besoin pour réussir votre événement et utiliser efficacement les extensions spécifiques de votre site WordPress. Elle s’organise en différents chapitres pour rendre sa lecture plus facile et vous permettre de trouver rapidement la réponse à votre besoin d’information.

J’ai lu et relu cette documentation au cours de ces deux dernières années, elle est très importante car comme c’est écrit sur sa page d’accueil :

Because WordCamps are approved by the WordPress Foundation, each event — though unique — follows some basic guidelines and standards, to ensure that WordCamp attendees know what to expect when attending a WordCamp near them

WordCamp Organizer Handbook

Étant donné que les WordCamps sont approuvés par la fondation WordPress, chaque événement, bien qu’unique, respecte des lignes directrices et des standards pour assurer aux participant·e·s des WordCamps qu’ils·elles sachent à quoi s’attendre lorsqu’ils·elles assistent à un WordCamp.

Le manuel vous restitue ces lignes directrices et ces standards et c’est un très bon moyen de recadrer certaines initiatives de votre équipe qui s’en écarteraient. Et si toutefois, vous ne trouvez pas la réponse dans la documentation, vous pouvez alors contacter le support communautaire de WordPress par email.

Il vous apporte également des conseils ou des bonnes pratiques issues d’autres WordCamps. Par exemple lors de ma recherche du lieu pour le WordCamp Paris 2019, cette page m’a mis la puce à l’oreille pour étudier les possibilités de location de salles auprès des universités parisiennes. Cette même page vous invite à vérifier que la date que vous envisagez pour votre WordCamp ne se téléscope pas avec celle d’un autre WordCamp proche.

Capture d’écran de cette page

La capture d’écran ci-dessus illustre les deux zones à vérifier : à la fois la zone centrale des événements confirmés pour l’année considérée et la barre latérale pour avoir une bonne idée des dates des WordCamps en attente de confirmation. Si vous souhaitez écarter tout doute lors de votre entretien de validation sur ce point précis, vous pouvez demander au député communautaire menant l’entretien d’effectuer une vérification avancée dans la mesure où il·elle peut consulter l’intégralité des candidatures à l’organisation d’un WordCamp.

La dotation initiale des revenus du sponsoring global

Lors de votre entretien de validation du budget de votre WordCamp, le député communautaire vous indiquera le montant de la dotation de sponsoring global pour votre rencontre. Cette dotation est un sérieux coup de pouce car elle vous permettra en particulier de régler les premiers frais de votre événement, comme par exemple la possible avance à payer au lieu pour confirmer votre réservation.

Autre avantage du sponsoring global : avant même d’ouvrir votre appel à sponsors locaux, vous pouvez déjà montrer sur votre site que des sponsors vous ont fait confiance. Voici une belle opportunité de donner envie à d’autres de les rejoindre 👍.

Le programme de mentorat

Pour vous aider à maintenir votre WordCamp sur de bons rails et vous tenir informé·e des dernières informations au sujet des outils ou décisions prises par l’équipe communautaire de WordPress, un mentor peut être affecté à votre WordCamp. Ce mentor peut être comme c’est mon cas un député communautaire ou un membre de la communauté qui a une bonne expérience de l’organisation des WordCamps et qui s’est porté candidat pour remplir ce rôle.

Il vous proposera des entretiens d’une trentaine de minutes toutes les deux semaines pour faire un point sur vos progrès et vous proposer des bonnes pratiques par rapport à vos éventuelles besoins ou difficultés.

Motivé·e·s ? Alors lancez-vous !

Si vous faites partie de l’un des 17 groupes de rencontres locales existants, échangez avec les autres membres pour voir si une initiative d’organisation d’un WordCamp est en cours pour la ville correspondante. Si c’est le cas proposez votre contribution en tant que volontaire ou organisateur pour vous inscrire dans la dynamique existante. Dans le cas contraire, soyez l’initiateur·rice !

S’il n’existe pas encore de groupe de rencontres locales pour votre ville, je vous recommande de commencer par cette étape pour vous assurer de l’enthousiasme de votre communauté locale.